Apprendre à dire non et cultiver sa concentration : reprenez le contrôle de vos journées

By : OliTeam

Le quotidien professionnel est souvent une succession d’interruptions, de sollicitations imprévues et de distractions qui nous poussent à jongler entre plusieurs tâches sans vraiment en finir une seule. Vous vous reconnaissez ? Vous n’êtes pas seul(e). Mais bonne nouvelle : il est possible de reprendre le pouvoir sur son temps et son attention. Dans cet article, nous allons explorer comment la gestion des interruptions, l’art de dire non et la pratique de la pleine conscience peuvent transformer votre qualité de vie au travail.

Apprendre à dire non pour mieux se dire oui

1. Comprendre les ennemis de la concentration

À chaque fois qu’une notification s’affiche, qu’un collègue vous interrompt ou que votre propre esprit vagabonde, votre cerveau met en moyenne 23 minutes à retrouver un niveau optimal de concentration. Imaginez l’impact d’une matinée pleine d’interruptions : vous vous sentez débordé(e), avec une liste de tâches qui ne diminue pas.

Les types d'interruptions fréquentes :

Les notifications numériques : emails, messages instantanés, alertes d’applications. Leur fréquence active un "mode survie" dans votre cerveau, le maintenant en alerte constante.
Les interruptions humaines : collègues qui passent à l’improviste pour une question rapide ou réunions imprévues. Cela inclut également les bruits ambiants comme les conversations, le téléphone qui sonne ou les bruits de fond en open space.
Les interruptions internes : vos propres pensées parasites qui vous rappellent une tâche à faire, une échéance à respecter ou une préoccupation personnelle. Cela peut être accentué par un état mental déjà stressé ou surchargé.

Prendre du recul : se poser des questions clés le matin

Pour mieux accéder à vos ressources de concentration, commencez votre journée en vous posant ces questions :

"Comment est-ce que je me sens aujourd’hui ?"
"Ai-je des préoccupations en tête qui risquent de m’éparpiller ?"
"Quelle est la priorité qui mérite toute mon attention ce matin ?"

Cette auto-évaluation permet d’ajuster vos pratiques et de mettre en place un cadre adapté pour rester aligné(e) sur vos objectifs.

2. Dire non : un acte de bienveillance envers soi

Apprendre à dire "non" peut sembler difficile, surtout dans un environnement professionnel où la collaboration est souvent perçue comme un signe d’implication. Pourtant, dire non aux sollicitations non prioritaires permet de dire un grand "oui" à vos priorités et à votre bien-être.

Pourquoi est-il difficile de dire non ?

La peur de décevoir : on craint de passer pour une personne peu engagée.
Le besoin de reconnaissance : on veut prouver sa valeur en acceptant tout.
La culpabilité : dire non peut être perçu comme un acte égoïste.

Techniques inspirantes pour dire non en douceur :

La respiration consciente : Avant de répondre à une demande, fermez les yeux et prenez une grande respiration. Inspirez sur 4 secondes, bloquez 4 secondes, expirez 4 secondes. Cela vous recentre et vous permet de répondre de manière posée.
Le non bienveillant : Formulez votre refus avec respect. Exemple : "Merci de penser à moi. Je dois terminer un dossier prioritaire, mais je peux te consacrer du temps cet après-midi."
La reformulation positive : Plutôt que de dire "je ne peux pas", utilisez : "Je préfère finaliser cette tâche avant de commencer une nouvelle."

3. Créer un environnement qui favorise le focus

Votre espace de travail joue un rôle essentiel dans votre capacité à rester concentré(e). Un bureau encombré peut stimuler une surcharge cognitive et favoriser la dispersion.

Actions concrètes :

Débarrassez votre espace des objets inutiles et conservez uniquement ce qui est lié à la tâche en cours.
Ajoutez un élément apaisant comme une plante ou un diffuseur d'huiles essentielles.
Utilisez un casque audio pour signaler que vous êtes en mode concentration.

4. Maîtriser les interruptions grâce à la planification

Les interruptions font partie de la vie professionnelle, mais certaines peuvent être anticipées et contrôlées.

La technique Pomodoro : un outil pour dompter les distractions

La méthode Pomodoro aide à structurer le travail en cycles courts et productifs :

25 minutes de travail intense sur une seule tâche.
5 minutes de pause pour respirer, marcher ou boire un verre d’eau.
Après 4 cycles, prenez une pause plus longue (15 à 20 minutes).

Astuces complémentaires :

Activez le mode "ne pas déranger" sur votre ordinateur et votre téléphone.
Prévenez vos collègues de vos créneaux de travail en deep work. Pour éviter les interruptions, installez également une boîte à suggestions sur votre bureau ou dans un espace partagé où ils peuvent déposer leurs demandes pour plus tard. Cela crée une alternative simple pour ne pas vous interrompre immédiatement.

Vous pouvez aussi afficher une fiche visible avec vos créneaux d'indisponibilité et vos créneaux ouverts aux échanges, de manière à ce que chacun sache à quel moment solliciter votre aide.

5. Micro-pauses et mindfulness pour recharger son attention

La pleine conscience (mindfulness), introduite et popularisée par Jon Kabat-Zinn, est bien plus qu’une simple pratique : c’est une méthode pour vivre pleinement l’instant présent et renforcer votre capacité d’attention. Cette approche consiste à porter intentionnellement son attention sur l’expérience du moment, sans jugement. Elle permet de sortir du mode "pilotage automatique" et d’observer ses pensées, émotions et sensations sans s’y accrocher. Cela contribue à réduire le stress, augmenter la clarté mentale et améliorer la gestion des distractions.

Exercices simples de pleine conscience :

Pause-respiration carrée : Cette technique se déroule en quatre étapes simples et équilibrées :
Inspiration : Inspirez lentement en comptant jusqu'à 4, remplissez vos poumons d'air.
Rétention : Maintenez votre respiration en comptant à nouveau jusqu'à 4.
Expiration : Relâchez doucement l'air en expirant sur 4 secondes.
Pause : Faites une pause sans respirer pendant 4 secondes avant de reprendre le cycle.

Cet exercice aide à calmer l'esprit, détendre le corps et renforcer votre capacité à rester ancré(e) dans l'instant présent.

Scan mental rapide : Prenez une minute pour observer vos pensées sans jugement. Suivez ces étapes pour bien structurer l'exercice :
Fermez les yeux et respirez calmement pour entrer dans un état de détente.
Identifiez les pensées présentes sans chercher à les chasser : nommez-les (exemple : 'inquiétude', 'rappel', 'tâche').
Notez sur un carnet ce qui pourrait perturber votre esprit, qu’il s’agisse d'une idée, d'un rappel ou d'une émotion, pour la sortir de votre mental.
Prenez une dernière grande respiration et relâchez en laissant l'esprit se recentrer sur l'instant.

Cet exercice est particulièrement utile avant de commencer une tâche complexe ou après une réunion pour retrouver votre pleine attention.

Pause auditive : Cette méthode consiste à écouter un bruit apaisant pour se recentrer pleinement. Voici comment la pratiquer efficacement :
Choisissez un son naturel apaisant comme le bruit des vagues, du vent dans les arbres ou un ruisseau.
Installez-vous confortablement et fermez les yeux pour éliminer les distractions visuelles.
Concentrez-vous uniquement sur le son en laissant vos pensées défiler sans vous y accrocher.

L’objectif est de permettre à votre esprit de se recentrer et de relâcher les tensions accumulées. Cette pause sensorielle est idéale pour faire un reset mental rapide pendant la journée.

6. Apprendre à prioriser avec la méthode des Post-it

Pour organiser vos priorités et ne pas vous laisser déborder, la méthode des Post-it colorés est redoutablement efficace, car elle repose sur une visualisation claire et dynamique de vos tâches.

Détail de la méthode :

Post-it vert : Tâches importantes et urgentes à faire immédiatement, comme un dossier à rendre le jour même ou une réunion incontournable.
Post-it orange : Tâches importantes mais moins urgentes, comme une préparation de projet à terminer dans quelques jours.
Post-it jaune : Tâches à faible priorité, à faire si le temps le permet ou à déléguer si possible (par exemple, ranger des fichiers).

Exemples d'utilisation :

Début de journée : Collez les Post-it sur votre bureau ou sur un tableau visible pour une vue d’ensemble rapide.
Réévaluation : Chaque matin, prenez 5 minutes pour déplacer ou ajuster les Post-it selon l'évolution de vos priorités.
Progresser visuellement : Retirez les Post-it dès qu’une tâche est terminée pour avoir une satisfaction visuelle de l'avancement.

Cette méthode simple et visuelle vous aide à mieux prioriser vos actions et à éviter la surcharge mentale en gardant un aperçu concret de vos priorités.

7. Les réunions : clarifier pour ne pas se disperser

Les réunions peuvent être de véritables "saboteurs" de concentration si elles ne sont pas bien gérées. Pour éviter cela, il est important d’adopter une posture active et attentive en réunion : assoyez-vous avec une posture droite et ouverte pour favoriser votre concentration, évitez de consulter vos emails ou messages pendant la discussion, et n'hésitez pas à reformuler les points importants pour rester impliqué. Pour renforcer cet ancrage, commencez chaque réunion en définissant clairement votre rôle et vos attentes.

Bonnes pratiques pour ne pas se disperser :

Préparez votre esprit : avant la réunion, prenez 2 minutes pour respirer et lister mentalement ce sur quoi vous voulez rester attentif.
Prise de notes structurée : prenez des notes en suivant les grandes lignes de l’ordre du jour pour éviter de perdre le fil.

Bonnes pratiques pour des réunions efficaces :

Définissez un ordre du jour clair et envoyez-le à l'avance.
Limitez la durée : 30 minutes suffisent souvent pour traiter l'essentiel.
Favorisez les "stand-up meetings" pour maintenir l’énergie et limiter les digressions.
Invitez uniquement les parties prenantes essentielles pour éviter la surcharge d’informations.

Reprenez le contrôle de vos journées, avec clarté et sérénité

Conclusion : dire non pour mieux se dire oui

Apprendre à dire non, poser des limites, créer un environnement propice au focus… tout cela contribue à améliorer votre concentration et votre bien-être au travail et dans votre vie personnelle. Jon Kabat-Zinn, le père de la pleine conscience, rappelle que vivre en pleine présence consiste à accepter chaque instant tel qu’il est, sans chercher à le fuir. En adoptant cette approche, vous devenez capable de répondre aux sollicitations de manière intentionnelle et bienveillante.

Se préparer à mieux gérer sa journée :

Prenez un moment au réveil pour observer votre état intérieur : "Comment est-ce que je me sens aujourd’hui ? Ai-je des préoccupations qui pourraient me distraire ?"
Effectuez un scan corporel : fermez les yeux, respirez profondément et passez mentalement en revue chaque partie de votre corps pour identifier des tensions ou des inconforts.
Identifiez une intention pour la journée, par exemple : "Aujourd’hui, je vais me concentrer sur une chose à la fois".

Conseils pratiques pour rester aligné(e) :

Prendre des micro-pauses conscientes pour éviter la surcharge.
Définir des priorités claires et accepter que tout ne peut être accompli dans l’immédiat.
Communiquer vos besoins à vos collègues avec bienveillance pour préserver vos plages de concentration.

En mettant en pratique ces principes chaque jour, vous développez une meilleure capacité à rester attentif(ve) et à gérer vos émotions dans toutes les situations, professionnelles ou personnelles.

Et surtout, rappelez-vous : commencez chaque matin par un check-in personnel et un scan corporel pour savoir où vous en êtes. Cela vous permettra de poser des bases solides pour aborder la journée avec clarté et sérénité.